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关于户口和档案的注意事项

一、毕业生户口迁移流程

(一)入学时将户口迁入学校集体户的毕业生,按下列程序办理:

1. 集体办理:

(1)在中山大学就业管理系统中填写详细的户口迁移地址(XX 省 XX市 XX 区 XX 号,迁入住房的要求到门牌号);

(2)办理离校手续时在所在院系领取户口迁移证。

2. 分散办理:

南校区:

(1)毕业生本人前来办理者:持报到证原件复印件(在复印件备注栏写清楚拟迁入的详细地址)、身份证原件复印件到保卫处综合科,综合科开出同意迁出证明,毕业生持户口卡原件已盖有“迁出章”的、户口卡首页复印件及上述材料到海珠区公安分局综合办证中心办理。

(2)毕业生本人不能前来办理者:由他人携带毕业生报到证原件复印件(在复印件备注栏写清楚拟迁入的详细地址)、毕业生身份证复印件到保卫处综合科,由综合科工作人员代为办理,10 个工作日后到综合科领取户口迁移证。

北校区、东校区:

(1)迁往就业单位者:毕业生本人持报到证原件复印件、身份证原件复印件、毕业证原件复印件到户口所在校区保卫办,保卫办开出同意迁出证明即《户口迁出函》,毕业生本人持已盖有“迁出章”的户口卡原件、首页复印件(东校区不需要)及上述材料到越秀区公安分局办证中心(北校区毕业生)、小谷围派出所(东校区毕业生)办理户口迁移证。

(2)迁回原籍者:毕业生本人持身份证原件复印件、毕业证原件复印件到户口所在校区保卫办,保卫办开出同意迁出证明即《户口迁出函》,毕业生本人持已盖有“迁出章”的户口卡原件、首页复印件(东校区不需要)及上述材料到越秀区公安分局办证中心(北校区毕业生)、小谷围派出所(东校区毕业生)办理户口迁移证。

(3)毕业生本人不能前来办理者(东校区毕业生),东校区保卫办不代办相关手续,需当事人出具委托书,委托同学朋友(持该生本人和代办人的身份证原件)前往保卫办、小谷围派出所办理,委托书必须亲自签字并按上本人和代办人的手印。

(二)入学时未将户口迁入学校的学生毕业后,落实工作单位的,持《报到证》和用人单位主管部门的接收证明,将户口由原籍迁至工作单位所在地。

 (三)注意事项:

1. 毕业生未落实工作单位且未办理暂缓就业的(继续攻读本校研究生者除外),在毕业离校前必须将户口迁回原籍。未办理户口迁出的,按空挂户口处理,不予办理与户籍有关的手续。

2. 根据公安部门的相关规定,毕业生户口迁移之后一般不再办理更改手续。因此,毕业生户口迁入地址填写必须准确无误,领到《户口迁移证》后必须及时(迁移证有效期为 30 天)到迁入地公安部门或单位办理入户手续。

3. 毕业生已办理暂缓就业协议手续的,学校可保留户籍两年,并按下列程序办理:

(1)在暂缓就业规定的期限内,毕业生落实工作单位的,或因结婚、生育、出国(境)等事项需要用户口卡的,毕业生应提前到学校办理户口迁出手续,迁出时,需到学校就业指导中心解除暂缓就业,凭本人身份证原件复印件、报到证原件复印件、毕业证原件复印件到户口所在校区的保卫部门办理户口迁移手续。

(2)办理暂缓就业的毕业生因升学[国外(境外)留学除外]或报考公务员面试需要借出户口卡的,可以凭本人身份证、暂缓就业协议书原件、毕业证或学位证和升学(或公务员面试)相关证明材料到保卫部门借用。

(3)暂缓就业期满仍未落实工作单位的,按空挂户口处理,不予办理与户籍有关的手续。暂缓就业期满后仍未办理户口迁出的,户口由辖区公安部门按照原籍的地址迁出,并打印《户口迁移证》。此时学生的户口信息是无法使用的,直到学生本人亲自前来领取《户口迁移证》并在有效期内回原籍落户后方能使用。户口不会自动迁回原籍。

以上户口迁移相关资料由学校保卫处提供,户口迁移如有问题,请拨打保卫处各校区电话:84111097(南);39332297(东);87331735(北)。

 

二、“档案接收单位”和“详细地址”的填写说明

由于学生档案属于机要文件,对机要信封的填写要求较高。我校的毕业生档案历年都由广东省机要通信局承寄,同学们在填写《就业协议》的“档案接收单位名称”和“档案接收单位详细地址”时,应注意以下几点:

1. 毕业生应与用人单位明确人事档案的接收单位名称和档案接收单位的地址。特别需要留意的是,在不少单位,员工的身份不同,员工人事档案的接收保管单位就不同。

2. 毕业生应与用人单位明确:“档案接收单位”具备人事档案接收权,并且与机要局已经建立机要寄递关系。若填写的“档案接收单位”没有人事档案接收权或未与机要局建立机要寄递关系,档案承寄方通常不予投递档案,这会影响毕业生就业。一般来说,县级以上政府机关、事业单位和大型国有企业有人事档案接收权。外资企业、合资企业、民营企业等单位没有人事档案接收权,其员工的人事档案一般挂靠在人才市场。

3. 如果用人单位和档案接收单位不是同一单位,档案接收单位应在《就业协议书》上“地方毕业生就业主管部门或省直单位上级主管部门签章”一栏签字盖章。否则可能出现档案接收单位拒收退档的情况。

4. 毕业生填写《就业协议》时应注意:

(1)“档案接收单位名称”必须写全称,不得使用简称。

 

(2) “档案接收单位详细地址”必须填写完整到:省、市、县(区)、路。

(3)如果明确档案接收单位哪个部门负责接收人事档案,该部门名称应写在“档案接收单位名称”的后面,切勿填写在“档案接收单位详细地址”一栏。

(4)毕业生档案是机要件,禁止个人接收。因此“档案接收单位名称”和“档案接收单位详细地址”中都不得填写收件人姓名,否则将导致档案无法转递。

(5)“用人单位名称”和“档案接收单位名称”不一致的,切勿将“用人单位名称”和“用人单位详细地址”也一并填入“档案接收单位名称”和“档案接收单位详细地址”一栏。

正确的范例:

 

以上档案相关资料由学校档案馆提供,档案寄送如有问题,请联系学校档案馆咨询。东校区学生档案室电话:39332241,39332242。